Definición de Factura Electrónica

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).

Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).

Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.

Ventajas

Para el emisor:

• Reducción de los costes de impresión en papel y franqueo
• Reducción de errores en el proceso
• Reducción de los costes de archivo
• Reducción de costes de disputa comercial
• Reducción de los plazos medios de cobro
• Simplificación de la gestión de cobro
• Mejora de la calidad de servicio y relación con el cliente
• Concentración en actividades de valor añadido y no en procesos manuales

Para el receptor:

• Reducción de los costes de introducción
• Reducción de errores en el proceso
• Reducción en los costes de archivo
• Eliminación de consultas y trámites telefónicos
• Mejor control sobre generación de pagos
• Conciliación automatizada
• Mejora de la calidad de la relación con los proveedores
• Concentración en relaciones estratégicas con los proveedores